Peranan staff banquet sangatlah penting dalam kelancaran kerja di
banquet section karena staff banquet melayani tamu yang mengadakan
function. Sebagai staff hotel yang berkualitas hendaknya seorang
karyawan mengetahui dan memahami tentang tugas dan tanggung jawab dari
posisinya sebagai seorang staff di hotel tersebut, adapun tugas dan
tanggung jawab yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1) B.O.M ( Banquet Operation Manager)
a) Bertanggung jawab atas kelancaran banquet section dalam melayani function
b) Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengarahkan seluruh pramusaji
c) Mengikuti dan menghadiri Food & Beverage meeting yang diselenggarakan oleh Food & Beverage manager
2) A.B.O.M ( Asistant Banquet Operation Manager)
a) Membantu B.O.M dalam pelaksanaan pekerjaanya
b) Menghadiri acara yang diselenggarakan oleh Food & Beverage manager jika B.O.M berhalangan hadir
c) Mengawasi kelancaran kerja karyawan dalam operasional
3) Administrasi manager
a) Menghitung hasil pendapatan akhir setiap bulan
b) Memeriksa stok barang di gudang
c) Mengawasi biaya yang keluar masuk
4) M.I.C.E specialist
a) Mengikuti breafing bersama klien tentang konsep acara
b) Membuat standart set – up
5) Head waiter
a) Membuat schedule kerja semua staff banquet
b) Menangani keluhan tamu pada saat acara berlangsung
c) Bertanggung jawab atas jalanya operasional
d) Bertanggung jawab atas pelayanan hidangan
e) Mengarahkan staff terhadap menu yang disajikan kepada tamu
f) Memimpin briefing sebelum acara dimulai
g) Membuat laporan harian
h) Menampung semua keluhan tamu untuk disampaikan kepada banquet manager bila berhalangan hadir
i) Mengontrol persiapan sebelum acara berlangsung
6) Banquet Waiter
a) Mengikuti brefing harian yang di selenggarakan oleh head waiter
b) Melakukan table set-up
c) Melakukan persiapan untuk setiap acara
d) Melaporkan kepada head waiter setiap ada kejadian
e) Mengantarkan linen yang kotor ke laundry dan mengambil linen yang bersih ke housekeeping
f) Menghadiri setiap program training yang diselenggarakan
- Peralatan yang ada di ruangan function
1) Meja
2) Kursi
3) Table cloth
4) Alat tulis kantor
5) Glass cover
6) Goblet
7) Air Mineral
8) Candy
9) Papan tulis
10) Spidol
11) Penghapus papan tulis
12) Layar projector
13) LCD
14) Flipchart
15) Michrophone
16) Stationary box
17) Leader pad
18) High ball glass
Peralatan pada meja coffee break
1) Coffee cup
2) Saucer
3) B&B plate
4) Chaffing dish
5) Dessert plate
6) Stand food
7) Milk jug
8) Coffee machines
9) Fork & spoon
10) Tea spoon
11) Serving spoon
12) Serving fork
13) Pastry Tong
14) Trolley
15) Napkin
16) Oval & Round Tray
17) Water pitcher
18) Tea box
19) Tissue
20) Jack tray
21) Tooth picks
B. Hubungan kerja Banquet section dengan departemen lain
1) Kitchen departemen
Hubungan Banquet Section dengan kitchen adalah mengenai menu makanan dan minuman yang akan disajikan pada saat function
2) Housekeeping departemen
Departemen ini bertanggung jawab tehadap kebersihan, keindahan dan
kerapihan ruangan yang ada di Banquet area tanpa melupakan tugas –tugas
pokok, serta melakukan cleaner terhadap karpet yang digunakan.
3) Engineering departemen
Departemen ini bertugas dalam hal pengadaan penerangan atau tata
cahaya,air conditioner, tutup pasang partisi dan lain- lain menyangkut
keperluan teknis lainnya.
4) Front Office Departemen
Hubungan Banquet section dengan Front Office adalah membantu
memberikan informasi dan menyediakan kamar – kamar untuk panitia maupun
peserta yang mengadakan acara di banquet, khususnya acara – acara besar
seperti pernikahan, seminar, gala dinner, dan lain-lain.
5) Florist
Berhubungan dengan pengadaan bunga yang di letakkan di area function room
6) Sales and marketing departemen
Membantu dalam hal penjualan produk-produk Banquet dan juga membantu
mempromosikan produk-produk tersebut guna meningkatkan pendapatan hotel.
7) AV (Audio Visual)
Berhubungan dengan audio, pengadaan LCD, michrophone,dll
8) Security departemen
Membantu mengenai keamanan barang – barang penyelenggara acara.
Agar suatu kegiatan di hotel khususnya meeting rooms dapat berjalan
dengan lancar maka diperlukan peralatan serta perlengkapan yang
dibutuhkan dengan baik dan memadahi, selain peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan pelayanan yang baik dan maksimal dari seorang waiter pun
diperlukan bagi tamu yang mengadakan kegiatan di hotel
C.
Peranan Staff Banquet
Dalam kegiatan function seperti ini peranan waiter sangatlah penting
dalam kelancaran tugas di banquet section karena waiter melayani tamu
yang mengadakan function di hotel pada saat sebelum meeting dimulai,
saat coffee break, selama meeting, saat makan siang, dan setelah meeting
selesai. Sebelum acara-acara berlangsung ada hal yang harus
diperhatikan seorang staff banquet guna memperlancar jalanya operasional
kerja adalah Pengecekan acara di Banquet Event Order (BEO) dan Daily
Event Summary.
1) Banquet Event Order (BEO) adalah lembaran yang berisi tentang
informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan di gunakan setiap
hari sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara dan didistribusikan
pula kepada departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut
2) Daily Event Summary adalah daftar event yang dibuat sebagai
gambaran event dalam satu minggu yang berisi tentang jumlah tamu, waktu
penyelenggaraan acara nama ruangan dan yang lain-lainya yang bertujuan
untuk mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumberdaya
manusianya
Hal lain yang harus diperhatikan serta dilaksanakan oleh seorang banquet staff adalah sebagai berikut:
- Sebelum meeting di mulai
1) Baca dan pelajari kembali BEO hari ini
2) Buka pintu ruangan yang akan di gunakan untuk function dan periksa table set upnya
3) Nyalakan lampu dan AC
4) Periksa kebersihan area ruangan yang akan digunakan untuk
function, pastikan petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan
5) Periksa peralatan yang biasa digunakan untuk function,
panggil petugas AV untuk mempersiapkanya, misalnya LCD, screen,
michrophone, dan lain sebagainya
6) Periksa kelengkapan meja coffe break
7) Informasikan kepada kitchen departement untuk segera mengantarkan makanan 15 menit sebelum tamu datang
8) Periksa kembali makanan yang sudah diantarkan apakah sudah sesuai dengan yang ada di BEO
9) Pastikan mesin kopi tidak rusak dan siap digunakan
10) Tata teh dalam tea box
11) Ambil milk jug untuk menaruh susu
Saat coffee break
1) Seorang staff/waiter harus melayani peserta meeting dan mempersilahkan untuk menikmati snack yang disajiakan
2) Selama coffee break berlangsung waiter tidak diperkenankan
untuk meninggalkan area coffee break, waiter harus membersihkan piring
maupun kopi cup yang kotor
3) Setelah coffee break selesai, bersihkan semua yang ada diatas meja coffee break
4) Informasikan pada tamu jam makan siang yang telah ditentukan sebelumnya
- Selama meeting
1) Beberapa orang standby di area meeting yang berlangsung,
salah satunya ada yang berada di dalam ruangan meeting tidak
diperkenankan ada lebih dari satu orang staff didalam meeting room guna
menghindari kebisingan akibat komunikasi antar staff didalam ruangan
meeting
2) Beberapa orang lainya membawa piring – piring maupun kopi cup
yang kotor dan peralatan lainya ke steward area untuk di bersihkan
3) Wipping dan susun kembali peralatan yang sudah di cuci pada meja coffee break
4) Periksa kembali perlengkapan pada meja coffee break
5) Seorang lainya mendatangi kitchen guna memperingatkan untuk mempersiapkan makanan untuk kopi break selanjutnya
Saat makan siang
1) Me “refresh” ruangan yaitu dengan menukar botol air mineral
dengan yang baru dan membuang sampah yang ada didalam ruangan
2) Merapihkan kembali ruangan sebelum acara kembali dimulai
3) Kunci pintu setelah selesai me “refresh”
4) Mereport kepada petugas keamanan guna menjaga ruangan agar tetap aman
Setelah meeting
1) Minta pada tamu untuk menandatangani bill yang sudah dipersiapkan
2) Informasikan kepada bell boy untuk membantu tamu membawakan barang – barangnya.
3) Biasanya ada juga peserta yang ingin membawa pulang makanan
yang tersisa, hendaknya seorang staff melayani untuk mempersiapkan
makanan-makan yang akan dibawa pulang karena tugas seorang staff adalah
melayani tamu dengan sebaik mungkin dari mereka memesan tempat sampai
dengan meninggalkan area hotel karena hal itu pun merupaka penilaian
dari tamu kepada kualiatas hotel.
4) Oper alih pekerjaan kepada afternoon shift
Setelah function selesai di bersihkan dan di rapihkan, kemudian set
up table kembali untuk function esok hari atau function yang akan
datang. Biasanya kegiatan ini di kerjakan oleh afternoon shift sehingga
memudahkan dan meringankan tugas morning shift.
Morning shift hanya memeriksa kembali semua perlengkapan apakah sudah
dipersiapkan. Jika ada barang ataupun hal-hal lain yang belum
dipersiapkan oleh afternoon shift harus memberitahu lewat pesan atau
memo.
C. Prosedur penataan meja coffee break
- Letakkan susunan dessert plate pada ujung meja, banyaknya dessert
plate yang disusun sesuai dengan jumlah tamu yang menghadiri acara
function tersebut
- Letakkan food stand untuk menaruh makanan atau snack sesuai dengan bentuk set up bagus tablenya
- Letakkan susunan fork dan spoon pada pocket yang terbuat dari napkin, letakkan dekat dengan dessert plate
- Letakkan beberapa B&B plate di bawah chaffing dish, B&B
plate digunakan untuk meletakkan serving fork, serving spoon dan tong
untuk mengambil makanan dalam chaffing dish
- Letakkan susunan coffee cup beserta saucer atau tatakan
- Letakkan B&B plate didekat chaffing dish
- Letakkan kopi mesin didekat susunan coffee cup bersihkan serta cek
dahulu coffee dan air didalam kopi mesin dan periksa kembali keadaan
mesin kopi
- Letakkan susunan tea spoon pada tea spoon basket
- Letakkan susunan sugar basket didekat kopi mesin
- Letakkan milk jug di depan sugar basket
- Letakkan tissue diantara sudut- sudut bagus table
D. Setting table pada ruang seminar
1) Didalam ruangan seminar
- Atur atau tata meja yang sudah ditentukan pada lay out
- Tutup meja dengan green feld atau table cloth
- Sejajarkan kursi dengan meja dan tutup kursi dengen cover chairs
- Letakkan beberapa lembar kertas diatas meja sejajar lurus dengan posisi tamu duduk
- Letakkan pensil atau pulpen menyerong pada kertas
- Letakkan glass cover diujung sudut kertas sebelah kanan
- Letakkan goblet/ high ball glass diatas glass cover tersebut
- Letakkan botol mineral water disebelah goblet
- Letakkan main bowl yang berisi permen diatas meja
- Letakkan head table di depan screen dengan jarak yang telah ditentukan
- Letakkan LCD diatas head table
- Turunkan screen sesuai dengan standart
- Flip chart dan papan tulis diletakkan disudut sebelah kanan
- Informasikan kepada petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan yang sedang di setting
- Setelah dibersihkan oleh petugas kebersihan kunci ruangan tersebut sehingga tidak ada yang masuk kedalam ruangan
2) Di luar ruangan seminar, berupa reception table yang di
gunakan untuk menyambut rekanan – rekanan peserta seminar. Perlengkapan
yang biasa digunakan adalah:
- Stationary box
- Tissue box
- Guest book
- High ball glass
- Main bowl berisi permen
E. Jenis-jenis table set-up
1. Class room.
Adalah penataan sebuah ruangan menyerupai kelas belajar
2. Theatre style
Adalah penataan ruangan menyerupai theatre, dalam penataan ini tidak menggunakan meja hanya kursi saja yang digunakan
3. U shapes
Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi
4. Hollow square
Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi
5. Cabaret style
Adalah penataan ruangan menggunakan meja bundar setiap satu meja terdiri dari 5 sampai 6 orang
6. Boardroom style
Adalah penataan meja berbentuk elips
F. Pembagian station kerja
Pembagian sation kerja biasanya di lakukan pada saat breafing .
Pembagian station kerja ini dilaksanakan oleh Head Waiter, tujuanya
adalah untuk memberikan kemudahan dan kelancaran dalam pengawasan serta
pelayanan terhadap tamu serta kecepatan dalam pelayanan.
Yang harus diperhatikan dalam pembagian station kerja ini adalah:
- Pembagian station kerja disesuaikan dengan acara yang teselenggara,
meliputi jumlah ruangan yang terpakai dalam satu lantai, jumlah peserta
acara, dan hal-hal lainnya.
- Setiap lantai biasanya di pimpin oleh satu head waiter
- Biasanyanya dalam satu lantai ada beberapa staff banquet
- Staff banquet yang mengerjakan set-up di lantai tersebut dengan dibantu oleh tenaga daily worker
Daftar Pustaka
Arief, Abdul Rahman,
Pengantar Ilmu Perhotelan Dan Restoran, Penerbit Graha Ilmu,Jakarta,2005
W.A,Marsum, SE,
Banquet Table Manner dan Napkin Folding, Penerbit Andi, Yogyakarta,2000
W.A, Marsum,
Restoran Dan Segala Permasalahannya, Penerbit Andi, Yogyakarta,2005
